Schlüsselkarten – ausgewählte Prozesse

Diese Seite stellt beispielhaft drei Prozesse im Umgang mit Schlüsselkarten in schematischer Form dar: die Meldung von Verlust oder Defekt, die Ausgabe einer IT-Leihkarte bei noch ausstehendem HU-Account sowie die Erstbeantragung einer Schlüsselkarte. Die Darstellungen dienen der Orientierung; maßgeblich – auch für alle hier nicht dargestellten Abläufe – sind die Schlüsselordnung und das Service Level Agreement (SLA). Die angegebenen Verweise führen jeweils unmittelbar zur einschlägigen Bestimmung.

Prozess 01

Verlust oder Defekt

Verlust oder Defekt der Schlüsselkarte

Meldung an die IT-Abteilung

formlos per E-Mail; unverzüglich, spätestens am folgenden Arbeitstag.

help.math@hu-berlin.de

der Link öffnet eine vorbereitete E-Mail

§ 8 Abs. 3 · § 9 Abs. 1 · SLA § 2

Sperrung der Karte

Die IT-Abteilung sperrt die gemeldete Karte unverzüglich; eine unbefugte Nutzung ist damit ausgeschlossen.

§ 9 Abs. 2 · SLA § 2

Überbrückung bei dringendem Zugangsbedarf

Bis zur Bereitstellung der Ersatzkarte kannst Du Dir bei der IT-Abteilung eine IT-Leihkarte ausleihen. Diese berechtigt für dieselben Türen wie die persönliche Karte; die Ausleihe ist auf höchstens 14 Tage befristet.

§ 10 Abs. 2 · SLA § 2

Bereitstellung der Ersatzkarte

in der auf die Meldung folgenden Woche.

§ 9 Abs. 2 · SLA § 5 Nr. 3

Die Ersatzkarte liegt zur Abholung bereit

Prozess 02

IT-Leihkarte ohne HU-Account

HU-Account noch nicht erteilt, Bürozugang bereits erforderlich

Anzeige durch das zuständige Sekretariat

Das Sekretariat zeigt der IT-Abteilung an, dass der HU-Account noch aussteht, und benennt die benötigten Türen.

§ 10 Abs. 3

Ausgabe der IT-Leihkarte

befristet auf höchstens 14 Tage.

§ 10 Abs. 3, 4

Wird der HU-Account innerhalb von 14 Tagen erteilt?

Erstbeantragung der regulären Schlüsselkarte

siehe Prozess 03

§ 4

Nein

Ablauf der Leihfrist

Die Karte wird nach 14 Tagen automatisch gesperrt.

§ 10 Abs. 4

Nach Erteilung des HU-Accounts erfolgt die Erstbeantragung nach Prozess 03

Rückgabe der IT-Leihkarte

in beiden Fällen an die IT-Abteilung.

§ 10 Abs. 4

Prozess 03

Erstbeantragung

Eine persönliche Schlüsselkarte wird erstmals benötigt

Antragstellung

Der Antrag wird durch das zuständige Sekretariat gestellt; daneben sind die PI sowie die dauerbeschäftigten akademischen Mitarbeiter:innen des Bereichs unmittelbar antragsberechtigt. Bei länger als einen Wochenzyklus abwesendem Sekretariat kann ersatzweise die Institutsleitung den Antrag stellen. Die Übermittlung erfolgt per E-Mail an das Funktionspostfach.

§ 3 Abs. 2–4 · § 4 Abs. 2

Überprüfung und Bearbeitung des Antrags

Pflichtangaben: Vorname Nachname HU-Account Tür(en). Eingang bis Montag 9:00 Uhr: Abholung ab demselben Montag; später eingegangen: ab der Folgewoche.

§ 4 Abs. 4 · SLA § 1 · SLA § 5 Nr. 1

Aushändigung in der Sprechstunde

Montag bis Freitag, 10:00–11:00 Uhr, persönlich in den Räumen 2.204 und 2.206. Die Aushändigung umfasst eine Belehrung über die Schlüsselordnung.

§ 4 Abs. 3, 5 · SLA § 1 · SLA § 5 Nr. 2

Bestätigung der Kenntnisnahme der Schlüsselordnung § 4 Abs. 3

Die Schlüsselkarte ist einsatzbereit

Die vollständigen Regelungen enthalten die Schlüsselordnung und das Service Level Agreement. Für Rückfragen steht die IT-Abteilung unter help.math@hu-berlin.de sowie in der Sprechstunde (Montag bis Freitag, 10:00–11:00 Uhr) zur Verfügung.