Schlüsselordnung

§ 1 Geltungsbereich

1. Diese Ordnung gilt für alle Angehörigen des Instituts für Mathematik und für alle Personen mit einer Schlüsselkarte des Instituts.
2. Sie gilt für alle Räume des Instituts, deren Türen zur Schließanlage gehören.

§ 2 Begriffsbestimmungen

1. Schlüsselkarten sind die Chipkarten des Instituts, die zum Öffnen der Türen der Schließanlage dienen.
2. Berechtigungen legen fest, welche Schlüsselkarten welche Türen öffnen. Sie sind in der Schließsoftware als Zuordnung von Schlüsselkarten zu Räumen hinterlegt (Matrix aus Schlüsselkarten und Räumen).
3. Zuständiges Sekretariat ist das Sekretariat des Lehrstuhls oder Bereichs, dem die betreffende Person zugeordnet ist. Ist eine Person keinem Lehrstuhl und keinem Bereich zugeordnet, so ist die Geschäftsstelle der Geschäftsführenden Direktion (GID) das zuständige Sekretariat; für die Beschäftigten der IT-Abteilung nimmt die IT-Abteilung selbst die Aufgaben des zuständigen Sekretariats wahr.
4. Anfragen und Anträge an die IT-Abteilung sind, soweit nicht anders bestimmt, an das Funktionspostfach der IT-Abteilung zu richten. Dessen Adresse bestimmt das SLA.
5. Das Service Level Agreement (SLA) ist die Durchführungsbestimmung zu dieser Ordnung (§ 3 Absatz 5). Es bestimmt die operativen Einzelheiten, die diese Ordnung ihm überlässt.
6. Büroräume sind die einem Lehrstuhl oder Bereich zugeordneten Arbeitsräume.
7. Seminarräume sind die Räume des Instituts, die der Durchführung von Lehrveranstaltungen und ähnlichen Anlässen dienen.
8. PC-Poolräume sind die gemeinschaftlich genutzten Räume des Instituts, die mit Arbeitsplatzrechnern ausgestattet sind.
9. Verfügungsbefugnis ist die Befugnis, über die Berechtigungen für einen Raum und über seine Nutzung zu bestimmen.
10. Angehörige des Instituts sind alle dem Institut für Mathematik zugeordneten Personen, insbesondere seine Beschäftigten, seine wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräfte sowie die ihm zugeordneten Mitglieder der Hochschule. Gäste zählen nicht zu den Angehörigen des Instituts.
11. Beschäftigte des Instituts sind die Angehörigen des Instituts, die in einem Beschäftigungsverhältnis zur Humboldt-Universität zu Berlin stehen.
12. PI ist die Leiterin oder der Leiter eines Lehrstuhls oder Bereichs.

§ 3 Zuständigkeit

1. Die IT-Abteilung verwaltet die Schließanlage. Sie ist Ansprechstelle für alle Angehörigen des Instituts.
2. Die Sekretariate haben Anträge auf Berechtigungen elektronisch an die IT-Abteilung zu übermitteln.
3. Ist das zuständige Sekretariat über einen Wochenzyklus hinaus abwesend (Urlaub, Krankheit, sonstige Abwesenheit) und übernimmt kein anderes Sekretariat die Antragstellung, so kann die Leitung des Instituts Anträge stellen.
4. Über die Absätze 2 und 3 hinaus sind auch die dauerbeschäftigten wissenschaftlichen Mitarbeitenden sowie die PI eines Lehrstuhls oder Bereichs berechtigt, für Angehörige dieses Lehrstuhls oder Bereichs Anträge auf Ausstellung einer Schlüsselkarte und auf Änderung oder Erweiterung von Berechtigungen unmittelbar bei der IT-Abteilung zu stellen, auch zugunsten anderer Angehöriger desselben Lehrstuhls oder Bereichs. Insoweit haben sie dieselbe Antragsbefugnis wie das zuständige Sekretariat. Absatz 2 gilt für die elektronische Übermittlung entsprechend.
5. Die IT-Abteilung hat zu dieser Ordnung ein Service Level Agreement (SLA) herauszugeben und aktuell zu halten. Das SLA bestimmt die operativen Einzelheiten, die diese Ordnung ihm überlässt, insbesondere Servicezeiten, Stichtage, Fristen und Mengen. Es darf dieser Ordnung nicht widersprechen; im Zweifel geht diese Ordnung vor. Änderungen des SLA bedürfen keiner Änderung dieser Ordnung. Das jeweils geltende SLA ist den Sekretariaten und den Angehörigen des Instituts in geeigneter Weise bekannt zu geben.

§ 4 Antrag und Ausgabe

1. Das zuständige Sekretariat hat Schlüsselkarten elektronisch zu beantragen; das Antragsrecht der nach § 3 Absatz 4 antragsberechtigten Personen bleibt unberührt.
2. Der Antrag hat folgende Angaben zu enthalten:
   1. Vorname und Nachname,
   2. HU-Account,
   3. gewünschte Türen.
3. Die IT-Abteilung übergibt die Schlüsselkarte persönlich und legt dabei diese Ordnung vor oder händigt sie in Kopie aus. Vor der erstmaligen Nutzung einer Schlüsselkarte oder eines Transponders ist die nutzende Person über diese Ordnung zu belehren und hat deren Kenntnisnahme zu bestätigen. Die Belehrung und die Dokumentation der Kenntnisnahme obliegen bei Gästekarten dem ausgebenden Sekretariat (§ 6), im Übrigen der IT-Abteilung.
4. Anträge werden in einem festen Wochenzyklus bearbeitet. Anträge, die nach dem Stichtag eingehen, werden im folgenden Wochenzyklus bearbeitet. Den Bearbeitungstag, den Stichtag und die Bearbeitungszeit bestimmt das SLA.
5. Die Übergabe nach Absatz 3 erfolgt in der Sprechstunde der IT-Abteilung. Die Sprechzeiten bestimmt das SLA.
6. Anträge mit fehlenden Pflichtangaben nach Absatz 2 sind ohne Rückfrage zurückzuweisen.

§ 5 Ersatzweise Verwendung von Transpondern

1. Anstelle einer Schlüsselkarte kann ein Transponder verwendet werden. Der Transponder ist von der nutzenden Person selbst zu beschaffen. Welche Modelle zulässig sind, teilt die IT-Abteilung auf Anfrage über das Funktionspostfach mit.
2. Die IT-Abteilung bindet den Transponder in die Schließanlage ein. Er ersetzt die Schlüsselkarte. Im Übrigen gelten für Transponder dieselben Regeln wie für Schlüsselkarten.
3. Wer einen Transponder nutzt, hat bei Lehrveranstaltungen und ähnlichen Anlässen in Räumen des Erwin Schrödinger-Zentrums (ESZ) zusätzlich die Schlüsselkarte als Ausweis mitzuführen. Abweichend von den Absätzen 1 und 2 wird der nutzenden Person hierfür auf Antrag eine Schlüsselkarte ausgegeben; § 4 gilt entsprechend. Diese Regelung ist mit der Verwaltung des ESZ abgestimmt.

§ 6 Gästekarten

1. Gäste erhalten ausschließlich Schlüsselkarten; die Verwendung von Transpondern nach § 5 ist für Gäste unzulässig.
2. Die Sekretariate verwalten einen Bestand an Gästekarten und geben diese bei Bedarf an Gäste aus.
3. Der Bestand an Gästekarten je Lehrstuhl oder Bereich ist auf eine Höchstzahl begrenzt, die das SLA bestimmt. Je Lehrstuhl oder Bereich dürfen nicht mehr Gästekarten gleichzeitig freigeschaltet sein, als der Bestand umfasst.
4. Zur Ausgabe einer Gästekarte beantragt das Sekretariat bei der IT-Abteilung die Freischaltung für die benötigten Türen. Die IT-Abteilung schaltet die Karte frei.
5. Die Karte verbleibt im Bestand des Sekretariats. Der Gast hat die Gästekarte nach Gebrauch an das ausgebende Sekretariat zurückzugeben; das Sekretariat vermerkt die Rückgabe in seiner Liste nach Absatz 6 und beantragt bei der IT-Abteilung die Sperrung der Karte. Für die Verwendung durch einen weiteren Gast hat das Sekretariat die Freischaltung erneut zu beantragen.
6. Jedes Sekretariat hat eine eigene Liste zu führen, aus der jederzeit hervorgeht, welche seiner Gästekarten an welche Person für welche Räume ausgegeben ist.

§ 7 Berechtigungen und Verfügungsbefugnis

1. Über die Büroräume eines Lehrstuhls oder Bereichs sind das zuständige Sekretariat sowie die nach § 3 Absatz 4 antragsberechtigten Personen dieses Lehrstuhls oder Bereichs verfügungsbefugt. Berechtigungen für Büroräume entstehen nur auf Veranlassung oder mit Zustimmung einer dieser Personen. Steht keine dieser Personen zur Verfügung, so ist ersatzweise die Leitung des Instituts verfügungsbefugt.
2. Seminarräume sind allen Angehörigen des Instituts standardmäßig zugeordnet. Einer gesonderten Berechtigung oder eines gesonderten Antrags bedarf es hierfür nicht.
3. Für PC-Poolräume kann jede oder jeder Beschäftigte des Instituts eine Berechtigung beantragen. Anders als bei Seminarräumen nach Absatz 2 entsteht der Zugang zu PC-Poolräumen nur auf Antrag.
4. Für Änderungen oder Erweiterungen einer Berechtigung ist eine formlose E-Mail der nach § 3 Absätze 2 bis 4 antragsberechtigten Personen an die IT-Abteilung ausreichend.

§ 8 Umgang mit Schlüsselkarten

1. Jede Person hat ihre Schlüsselkarte sorgfältig aufzubewahren und sie vor Verlust und unbefugtem Zugriff zu schützen.
2. Die Weitergabe von Schlüsselkarten an Dritte ist untersagt.
3. Verlust oder Defekt einer Schlüsselkarte sind der IT-Abteilung unverzüglich zu melden. Die äußerste Meldefrist bestimmt das SLA.

§ 9 Verlust und Defekt

1. Die Meldung nach § 8 Absatz 3 erfolgt formlos an die IT-Abteilung; eine E-Mail ist ausreichend.
2. Die IT-Abteilung sperrt gemeldete Schlüsselkarten unverzüglich und stellt Ersatz bereit. Die Fristen für Sperrung und Ersatz bestimmt das SLA.

§ 10 Leihkarten der IT-Abteilung

1. Die IT-Abteilung hält einen eigenen Bestand an Leihkarten vor (IT-Leihkarten). Diese Karten stehen im Eigentum der IT-Abteilung und sind von den bei den Sekretariaten geführten Gästekarten nach § 6 zu unterscheiden.
2. Hat eine Person ihre Schlüsselkarte verloren oder vergessen, so kann die IT-Abteilung ihr zur raschen Abhilfe vorübergehend eine IT-Leihkarte ausgeben. Die IT-Abteilung trägt dabei auf der IT-Leihkarte dieselben Türen ein, für die die persönliche Schlüsselkarte oder der Transponder der Person berechtigt ist. Die Ausleihe ist befristet; die Frist bestimmt das SLA.
3. Ist der HU-Account einer Person noch nicht erteilt, benötigt sie den Zugang zu ihrem Büro aber bereits, so leiht ihr die IT-Abteilung ebenfalls eine IT-Leihkarte aus. Das zuständige Sekretariat zeigt der IT-Abteilung hierzu an, dass der HU-Account noch aussteht, und benennt die benötigten Türen. Die Ausleihe ist in diesem Fall auf höchstens 14 Tage befristet.
4. Die IT-Abteilung schaltet die IT-Leihkarte befristet frei und sperrt sie nach Ablauf der Frist automatisch. Die nutzende Person hat die IT-Leihkarte nach Wegfall des Ausgabegrundes, spätestens nach Ablauf der Frist, an die IT-Abteilung zurückzugeben. Im Übrigen gelten die §§ 8 und 9 entsprechend.

§ 11 Rückgabe

1. Die Schlüsselkarte ist zurückzugeben, sobald:
   1. das Beschäftigungsverhältnis endet,
   2. der Grund, aus dem die Karte ausgegeben wurde, entfällt.
2. Die IT-Abteilung dokumentiert die Rückgabe. Satz 1 dieses Absatzes gilt nicht für Gästekarten nach § 6; deren Rückgabe richtet sich nach § 6 Absatz 5.
3. Tritt ein Rückgabegrund nach Absatz 1 ein, so zeigt das zuständige Sekretariat dies der IT-Abteilung unverzüglich an und fordert die Schlüsselkarte von der nutzenden Person ein. § 3 Absatz 3 gilt entsprechend.
4. Wird die Schlüsselkarte nicht innerhalb der vom SLA bestimmten Rückgabefrist zurückgegeben, so sperrt die IT-Abteilung die Karte und dokumentiert dies.

§ 12 Jährliche Inventur

1. Einmal jährlich führt die IT-Abteilung gemeinsam mit den Sekretariaten eine Inventur der ausgegebenen Schlüsselkarten durch. Die Inventur erstreckt sich auch auf den bei den Sekretariaten geführten Bestand an Gästekarten (§ 6 Absatz 2 und 5).
2. Den genauen Zeitraum der Inventur hat die IT-Abteilung mit den Sekretariaten abzustimmen und rechtzeitig bekannt zu geben. Den regelmäßigen Zeitraum bestimmt das SLA.
3. Abweichungen zwischen den vorhandenen Karten und den Einträgen in der Schließsoftware sind von der IT-Abteilung und den Sekretariaten gemeinsam zu klären.

§ 13 Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Ordnung erfolgt ausschließlich zur Verwaltung der Schließanlage und nach Maßgabe der geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

§ 14 Inkrafttreten

1. Der Institutsrat des Instituts für Mathematik der Humboldt-Universität zu Berlin hat diese Ordnung beschlossen; sie tritt am Tag nach der Beschlussfassung in Kraft.
2. Bis zur Herausgabe des ersten Service Level Agreements nach § 3 Absatz 5 legt die IT-Abteilung die operativen Einzelheiten, die diese Ordnung dem SLA überlässt, im Einvernehmen mit der GID vorläufig fest und gibt sie den Sekretariaten und den Angehörigen des Instituts in geeigneter Weise bekannt. Die vorläufige Festlegung tritt mit der Herausgabe des ersten SLA außer Kraft.
3. Die Pflichten dieser Ordnung, deren Erfüllung das Service Level Agreement nicht voraussetzt, gelten unabhängig von dessen Herausgabe; insbesondere sind Verlust und Defekt unverzüglich zu melden (§ 8 Absatz 3) und ist die Inventur einmal jährlich durchzuführen (§ 12 Absatz 1).